收件箱零无法解决您的电子邮件问题

Officemail问题有多大？

统计数据各不相同，这取决于您所研究的研究以及研究关注的特定工人群体。但是，根据麦肯锡全球研究所的一项研究，您平均将花费超过4分之1的时间在办公室处理电子邮件。这相当于每周大约13个小时，或者每年大约650个小时。

此外，同一项研究表明，每次您阅读或发送电子邮件时，都需要90秒才能返回到电子邮件中断工作流程之前所做的任何事情。

2007年，梅林·曼 (Merlin Mann) 建议 “收件箱零” 作为管理电子邮件干扰的更好方法。有了严格的处理规则，这个想法承诺，如果你把它们应用于收件箱中的每一封电子邮件，在工作日结束时，你将有一个空的收件箱-因此，收件箱为零。

虽然这种方法仍然有铁杆粉丝，但对于忙碌的企业家来说，它可能并不是真正的理想选择。行为心理学家Dan Ariely的一位评论者称其为 “结构性拖延”。他们认为收件箱零是虚荣的指标。这可能会让你感觉很好，但最终，它没有任何意义。对于忙碌的企业家来说，这种对细节的关注可能也是不现实的。

因此，如果收件箱零不是解决电子邮件问题的最佳方法，那是什么？对电子邮件的更专心和更少痴迷的方法需要两次思维方式转变，以及一些实用的管理技巧。

心态转变 #1: 没有电子邮件问题。这只是一个过程。

不要把电子邮件当成你可以 “处理” 的东西。这不是一项任务，而是一个永无止境的过程。

收件箱零的吸引力部分是可视的。例如，发现自己不可能集中在杂乱的房间里的人会特别喜欢这种方法，因为它会创建一个视觉上吸引人的 “空盒子”。然而，那个空盒子实际上是一个没有意义的结构，没有任何内在意义。

相反，请尝试将您的电子邮件思维范式从固有的 “事物” 集合转变为实践或过程。想想其他永无止境的任务，比如洗碗。你知道，这项任务永远不会 “完成”。它将在一种永久循环中不断重复。

电子邮件也是如此。当您进行这种心理转变时，溢出的收件箱会停止感觉自己像是道德上的失败。而且，它变得更像是它的本来面目: 一个持续进行的过程的信号。

可以帮助您更有效地管理电子邮件的另一种心态转变是停止将个人信息视为义务。没有任何东西表明您必须立即对收到的每封电子邮件进行几段回复。你可以选择什么是重要的，什么可以等待 (收件箱零系统也接受为真的东西)。

通过恢复你的代理意识来重新控制你的收件箱。你在这里控制。当你不再觉得每封邮件有义务时，你就不再觉得必须阅读和处理每封电子邮件，一旦它到达你的收件箱。

空白收件箱的想法并不一定意味着你在电子邮件上，在企业家忙碌的工作日，这可能是不现实的。但是，某些收件箱零组件策略可能对您有用。或者，其他策略可能对你自然工作的方式更有意义。

如果您觉得可以管理，请尝试以下策略。保留有效的东西，丢弃其余的。

安排一天中处理电子邮件的特定时间: 关闭所有电子邮件通知。然后训练自己只在一天中的特定时间处理电子邮件。例如，早上第一件事，午餐后不久，以及计划停止一天工作的三十分钟。

处理每封电子邮件一次: 如果你经常发现自己一遍又一遍地寻找和重新打开旧电子邮件，这个策略是有意义的。弄清楚需要发生什么，然后立即做那件事。

明智地使用标签和规则: 自动化电子邮件处理听起来很棒，但正确处理这一点很重要。如果您没有正确设置规则，则可能会丢失重要消息。不要让事情自动跳过您的收件箱，也不要设置太多规则。复杂的系统可能变得不稳定，难以管理。

依靠搜索，而不是归档: 嵌套的归档结构很快就会失控。相反，只创建几个文件夹 (可能是 “待办事项” 、 “委托” 、 “客户端” 和 “办公室间”)，并使用搜索查找旧电子邮件。

改进您自己的电子邮件: 训练你的联系人通过改进你自己写更好的电子邮件。保持简短简洁 -- 最多两三点。使用格式 (例如粗体和斜体) 来提高可读性。