这5个错误使会议浪费了大量时间

会议可能是您工作日中最有意义的,协作的部分。它们也可能是最大的时间浪费。作为一名企业家,你将决定何时举行会议 (你将指导他们),所以你要确保每次会议尽可能顺利和富有成效。考虑到一次糟糕的会议可能会浪费数十个小时的累积时间,你可能会想完全放弃会议,但不要忘记会议可能是学习、集思广益、解决问题和重新联系的宝贵机会。

关键是要避免这五个主要的会议错误,这些错误会阻止会议发挥其作为协作统一者的潜力:

1.忽视议程。

议程是会议最重要的部分,因为它阐明了会议的目的并规定了会议的总体方向。根据与会者的贡献,会议可能会朝着一些新的方向发展,但议程为整个活动提供了一个突出的目标。

例如,如果您的会议要为您的品牌决定新的徽标,则将存在议程,以确保会议或多或少地停留在主题上,并专注于完成该目标。它还可以帮助小组的其他成员做好准备并准备参加。参加神秘会议意味着更少的人将获得有意义的见解或贡献。

2.请错人。

一些老板有邀请他们能想到的每个人参加会议的习惯。这是由技术启用的; 在大多数电子邮件客户端上,您可以轻松地向下滚动联系人列表,只需单击即可邀请新联系人。在不知不觉中,您有15个人参加了一个会议,而只有8个人就可以完成。对你来说,这似乎没什么大不了的,因为它不需要太多时间,但是你增加的每个人都会乘以你会议占用的总时间。如果你邀请不需要出席的人,你会给会议增加零价值,但会增加公司的成本。相反,只邀请能够积极加入对话的各方。

3.公差切线。

正如我之前提到的,如果为了实现你的会议目标,稍微偏离路线是可以的,但是切线是一个坏主意。例如,在讨论新的公司徽标时,一个参与者可能会提到一种可能的新营销策略,该策略可以启动到只有一小部分参与者可以参与的单独对话中。这浪费了其他参与者的时间,延迟了原始会议目标的实现,并使原始对话脱轨。每当发生这种情况时,都要承认这一点,将主题指定为需要未来探索的主题,然后返回手头的议程。作为会议组织者,您的工作是使事情步入正轨。

4.允许不平衡的参与。

假设每个参与者都应该参加会议,那么参加会议应该相对平等。如果参与者没有带任何东西参加会议,则他/她的参与将是浪费。他/她从这次经历中学到的任何东西都可以以更易于消化的形式发送。如果与会者通过不断交谈来接管会议,同样,他/她的贡献也可以减少到更容易消化的形式。

对话和平衡的交流是富有成果的会议的核心。要保持这种平衡,请担任主持人; 从一开始就选择合适的人包括在内,然后在会议期间进行调整,以确保每个人都平等参与,例如当人们贡献过多或不足时,请他们退出。

5.会后未能总结行动项目。

成功的会议以一些有意义的新发现,新的行动项目或做出的最终决定结束。这些发现应该在会议结束时有效和简洁地总结,并发送给所有没有参与但受决定影响的人。

总结行动项目很重要。如果可以的话,创建一个详细的、基于姓名的列表,准确地回顾了谁对会议结果负责。这使每个人都步入正轨,并防止可能发生的任何误解。

避免这五个大错误,您的会议将处于良好状态。当你有更多的会议时,要仔细注意谁参加,什么条件会导致更多的参与,以及与你在会议上投入的累计时间相比,你从每次会议中获得多少价值。尽可能保持简洁和有限,每次迭代都可以改善您的选择和组织过程,不久之后,您将拥有一个完美的会议节奏,可用于您的业务前进。

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